Código de Ética y Conducta
1. INTRODUCCIÓN
Nuestro Código de Ética y conducta, expone el conjunto de normas y principios generales de conducta profesional, que debe regirse todo el personal, directivos, empleados, colaboradores, personas naturales o jurídicas que se relacionen con la compañía, que ejercen funciones de representación, administración, dirección, gestión o control en GROW DATA S.A.S.
2. OBJETIVO
Enunciar los valores y normas de conducta que deberán guiar el comportamiento de la sociedad y sus funcionarios, los cuales deberán estar presentes en todas las actividades y relaciones en que éstos intervengan.
3. DESTINATARIOS
Este código aplica a: accionistas, socios, contratistas y colaboradores, que en ejercicio de sus funciones deban conocer y acatar los principios aquí contenidos, a quienes en adelante llamaremos El destinatario o los Destinatarios.
Accionistas: Miembros de la asamblea o junta de accionistas, Representante legal y Suplentes.
Alta gerencia: presidente, Gerentes
Contratista: Se refiere a cualquier tercero que preste servicios a La Sociedad o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores, a personas que sean parte en contratos de colaboración con La Sociedad.
Colaboradores: Personal en misión, aprendices y terceros vinculados, sean personas naturales o jurídicas que prestan directa o indirectamente servicios a La Sociedad.
4. VALORES
GROW DATA S.A.S. enmarca el siguiente código de conducta bajo los siguientes valores:
Lealtad
Respeto
Profesionalismo
Responsabilidad
5. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO
5.1 Confidencialidad de la Información
Se otorga la categoría de información sujeta a reserva a toda aquella información que, sin ser de libre acceso al público, los accionistas, clientes y demás funcionarios, han suministrado y confiado en razón de su vinculación a la Compañía y por lo tanto, es deber de éstas, velar por la protección de dicha información y abstenerse de divulgar los aspectos que por razones comerciales, personales o legales no deben ser de libre acceso al público.
GROW DATA SAS, ha establecido como información confidencial, aquella que no ha sido divulgada al público, que no es de fácil acceso por quienes habitualmente la consultan o hacen uso de ella y/o que ha sido objeto de medidas especiales de protección tomadas por la empresa. La información confidencial deberá ser protegida por todos los empleados.
Toda información que se remita es confidencial, por lo que, no se debe difundir, transmitir, revelar a terceros sin previo consentimiento y los empleados deberán ceñirse a los siguientes parámetros:
Abstenerse de realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada de la Compañía, de sus clientes, proveedores, accionistas y directivos, así como suministrar a un tercero, información que éste no tenga derecho a recibir.
Abstenerse de aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada que conozca debido a su cargo.
Abstenerse de obtener e intentar el acceso a información que represente secreto industrial, comercial o estratégico en forma ilegítima
Abstenerse de revelar y transferir a terceros las tecnologías, metodologías, know-how, secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a la compañía, sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo.
Mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de la compañía se haga uso indebido de
dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello.
Estas obligaciones continuarán incluso después de su desvinculación de la empresa, respecto de la información a que hayan tenido acceso en función de su cargo
5.2 Colaboración con las autoridades:
Los procedimientos y políticas de la compañía se basan en el respeto por la ley, adoptando así, los requerimientos y prácticas exigidas por los organismos reguladores de vigilancia y control.
Toda solicitud, reclamación y requerimiento de alguno de estos entes deberá atenderse oportunamente, conforme a la ley.
5.3 Interacción Con Servidor Público:
Prohibición absoluta del cohecho o soborno a servidor público, en concordancia con las convicciones éticas y las pautas de conducta definidas por GROW DATA. no tolera el cohecho o soborno en ninguna de sus formas y, en consecuencia, prohíbe cualquier conducta que pudiera significar cohecho o soborno a servidores públicos, sean éstos nacionales o extranjeros.
Constituye una práctica inaceptable para GROW DATA ofrecer, prometer, dar o entregar o consentir en dar, directa o indirectamente, dinero, favores o especies de cualquier tipo y/o beneficios de cualquier naturaleza a un servidor público nacional o extranjero, sea que este vaya en beneficio de éste o de un tercero, con el objetivo de que facilite, acelere, ejecute u omita un acto propio de su cargo, o bien para que lo ejecute u omita con infracción a sus deberes, o bien para que cometa un delito o de cualquier manera influya en beneficio de GROW DATA en algún negocio o transacción nacional o internacional.
Los pagos de facilitación no son legales, por lo que está estrictamente prohibido realizarlos a cualquier servidor público, no importando el lugar o circunstancia.
Las atenciones de comerciales que se realicen a Servidor públicos en el marco de actividades institucionales deben ser razonables y adecuadas para las circunstancias en que se realizan. En caso de tener dudas respecto al monto o a la procedencia de estas atenciones comerciales, deberá observar lo indicado en el presente código. Los regalos o atenciones que se realicen a autoridades o servidores público deberán ajustarse estrictamente a la Política y normas de Regalos de GROW DATA.
5.4. Atención a Entes de fiscalización y control:
En el contexto de las actividades de GROW DATA es necesario atender las visitas y requerimientos que realizan distintos organismos públicos en el marco de sus actividades de vigilancia, control y fiscalización.
Se han identificado como potenciales entes de control y fiscalización que pueden realizar visitas o requerimientos a GROW DATA. las siguientes:
Requerimientos o Inspección de La UGPP
Requerimientos o Inspección por Impuestos Nacionales DIAN
Requerimientos o Inspección por Impuestos Municipales
Requerimientos o Inspección por Superintendencia de Sociedades
Requerimientos o Inspecciones Corporaciones Regionales
Auditorias de Cumplimiento por parte de los Interventores de los Clientes
Entre otros
En la atención a los diferentes entes de control y fiscalización en las dependencias de GROW DATA. deberán observarse las siguientes pautas de conducta:
1. Cuando se presenten visitas a las instalaciones de GROW DATA por funcionario públicos en función de control y fiscalización deberá informarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento, dejando constancia por correo electrónico de dicha comunicación, esto en el contexto de visitas relacionadas LA/FT/FPADM – SAGRILAFT
2. En ningún caso deberá darse, prometerse, ofrecerse o aceptar dar beneficios de ninguna naturaleza para evitar la realización del control o fiscalización o que se cursen infracciones.
3. Siempre deberá recibirse formalmente a los fiscalizadores por la persona designada de GROW DATA, quien deberá hacer presente al funcionario público la existencia de la presente política de relacionamiento con funcionarios públicos.
4. La atención al fiscalizador deberá realizarse en lugares con adecuada visibilidad y en ella deberán estar presentes al menos dos personas de la Empresa.
5. Deberá consignarse en un registro la identificación del funcionario público fiscalizador, la institución que representa, la fecha y hora de la fiscalización, el motivo y conclusiones de la fiscalización, las personas de GROW DATA. que asistieron a la fiscalización y observaciones complementarias que sea pertinente consignar, se llevara el registro en desde la recepción.
6. Deberá informarse al Oficial de Cumplimiento respecto de cualquier solicitud indebida por parte del funcionario público fiscalizador.
7. La Empresa designará a las personas habilitadas para recibir al servidor público por materia de fiscalización, teniendo presente para la designación el cargo y experiencia en la Empresa. Se deberá considerar la designación de suplentes para el evento de que no se encuentre presente el titular designado ante una fiscalización.
5.5 Relación laboral:
La relación laboral se enmarcará bajo los establecido en los valores corporativos y cumpliendo estrictamente las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo de GROW DATA S.A.S. y el presente Código de Ética y Conducta.
Se espera que los empleados se comporten bajo los siguientes parámetros:
– Respetar a las autoridades directivas, y llevar una vida ejemplar como miembros de familia y como ciudadanos.
– Todos los directivos, empleados y colaboradores tienen el compromiso de proteger, garantizar y dar cumplimiento a las políticas de la compañía, cumpliendo con sus deberes y obligaciones.
– Los directivos y empleados tienen la obligación de comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro empleado, o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la compañía, de sus clientes o accionistas.
– Los empleados deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, a las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo de la Compañía.